Sieltä se tuli, uusi pommi – kuinka pitää huolta työyhteisöstä ja liiketoiminnasta jatkuvasti muuttuvissa työolosuhteissa?

Juuri kun aloimme uskoa, että vihdoinkin elämä työpaikoilla alkaisi asettua uomiinsa, jouduimme ottamaan askeleen taaksepäin. Blogisarjansa toisessa osassa Milttonin tuore vahvistus Ruusa Kokkonen kertoo, mihin yritysten kannattaisi keskittyä tässä kinkkisessä tilanteessa.

Kiristyneet tapaamis- ja etätyösuositukset tuovat entistä paremmin esille työpaikkojen tarpeen mukautua erilaisiin työskentelyolosuhteisiin. Etä- ja läsnätyö hakevat luonnollista tasapainoaan vielä pitkään. Siksi on tärkeää huolehtia, että työntekijät saavat tarvitsemaansa tukea työyhteisöltään. Toisin kuin edellisillä kerroilla, kun suosituksia tiukennettiin, moni suhtautuukin tilanteeseen tällä kertaa ironisella otteella- tämähän me jo osataan.

Mutta osataanko?

On merkittävästi helpompaa työskennellä hybridisti yrityksessä, jolla hybridityön käytännöt ja tilajärjestelyt tukevat oman työyhteisön toimintaa sekä liiketoiminnan tavoitteita, kuin yrityksessä, jossa näin ei ole. Edellisessä blogipostauksessani kävin läpi hybridityön riskejä ja mahdollisuuksia. Tässä postauksessa pyrin antamaan konkreettisia esimerkkejä siitä,

1. Mitä hyvät hybridityötaidot voivat käytännössä tarkoittaa
2. Mikä on monikanavaisuuden merkitys yrityksen ja eri työntekijäpersoonien kannalta
3. Mitä hybridiajan työtilojen suunnittelussa tulisi ottaa huomioon.

Kuinka siis voimme pitää huolta toisistamme sekä ottaa hyödyn irti kulloisestakin tilanteesta?

Virtuaalikahvit ynnä muut hybridiajan uudet ilmiöt

Hybridityö on osoittanut meille, että se vaatii työyhteisöiltä entistä parempaa organisoitumista. Ensimmäinen ja tärkein steppi on määritellä, missä reunaehdoissa työntekijät voivat järjestää oman hybridityöarkensa toimiston ja kodin välillä. Tämän lisäksi tarvitaan myös liuta uusia pelisääntöjä ja käytäntöjä, joilla varmistetaan, että työt etenevät, vastuut ovat selvillä ja tieto vaihtuu saavuttaen kaikki tarpeelliset henkilöt.

Hybridtyötodellisuudessa tiedon vaihtuminen edellyttää asiakeskeisten projekti- ja asiapalavereiden lisäksi kalenteroitujen hetkien varaamista sille chit-chatille, joka muuten tapahtuisi luontevasti kahvikoneen ääressä. On aito riski, että kun työpaikoille taas palataan syntyy pikkuhiljaa kaksi kastia, etä- ja läsnäkasti; Ne, jotka bondaavat spontaanisti työpaikalla, ja Ne toiset, jotka missaavat ”hiljaisen tiedon” ja jäävät porukan ulkopuolelle. FOMO (fear of missing out) on aito hybridityöajan ilmiö, johon on syytä kiinnittää huomiota.

Uusia pelisääntöjä ei tule kuitenkaan toteuttaa rajoittamalla läsnäkastin spontaania kanssakäymistä, vaan varmistamalla, että myös etätyöläiset voivat osallistua säännöllisesti rentoon yhdessäoloon. Käytännössä tämä voi tarkoittaa kalenteroitua höpöttelyhetkeä tai tarpeeksi ajoissa sovittua illanviettoa, jotta toiselta paikkakunnalta tuleva pystyy järjestämään saapumisensa. Yhteishengen ja luottamuksen syntymisen kannalta sillä, että ottaisimme tavaksemme kysyä lyhyen sparraustuokion alkuun kollegaltamme “Hei, miten sinulla oikeasti menee”, voi olla käänteentekevä vaikutus. Pysähtymällä aidosti muutamaksi minuutiksi toisen vastauksen äärelle, tuemme toisiamme parhaiten.

Meillä Milttonilla tiimiesihenkilöt lähettävät viikon lopussa tiimeilleen sähköpostilla viikkokysymykset, joissa arvioidaan kuluneen viikon fiiliksiä ja tulevan viikon kuormituksen määrää. Viikkokysymyksissä myös tiedustellaan, haluaako vastaaja lähettää kiitoksia tai kehua joillekin kollegoilleen. Kiitokset ja kehut jaetaan koko firman Slack-kanavalla, eikä mikään tunnu niin mieltä nostattavalta kuin lukea ansaittuja kehuja. Luontevaa (eikä kiusallista) viikkokysymyksiin vastailusta tekee tietysti se, että vastassa on aidosti välittävä ja vuorovaikutuksellisesti tehtävänsä tasolla oleva esihenkilö.

Toisen huomioimisen emotionaalista merkitystä ei tule vähätellä, kun rakennetaan hyviä työyhteisöjä ja haluttavia työpaikkoja. On esihenkilön vastuulla huolehtia, että työntekijöistä pidetään huolta. Yritysjohdon vastuulla puolestaan on auttaa esihenkilöitä uusien tapojen ja viestinnän omaksumisessa.

Käytännössä tämä voidaan toteuttaa koulutuksin tai vaikkapa luomalla sisäinen tukiverkosto esihenkilöiden tueksi.

Hybridityö voi muokata perinteistä työyhteisön dynamiikkaa myös hyvään suuntaan. Tästä hyvä esimerkki on chatin välityksellä käydyt sparraustilanteet, joissa introvertit pääsevät laukomaan luontaisesti ne osuvimmat kommentit.

Muuntojoustavuus = vakuutus

Muuntojoustavuudesta on puhuttu yli kymmenen vuoden ajan. Se on ollut keskeinen tilasuunnittelun käsite, jonka kanssa on flirttailtu lähes jokaisessa arkkitehti- ja tilasuunnitteluhankkeessa, jota olen seurannut. Muuntojoustavuuden todellista arvoa (€) ei kuitenkaan olla sisäistetty yhtä laajasti ennen kuin koronan ensimmäisessä aallossa tuli todistetuksi, että muuntojoustavuus voi olla kullanarvoinen vakuutus. Nyt kaikki rakennuttajat ja tilan vuokraajat, jotka olivat panostaneet muuntojoustaviin työtiloihin, voivat ansaitusti taputtaa itseään selkään.

Kun kysyntä yhtäkkisesti muuttuu, tilan vuokralaiselle muunneltavuus tarkoittaa minimoitua remontti- ja muuttohäiriötä tai parhaimmillaan sitä, että tila elää tarpeiden rinnalla muokkaamalla kalustusjärjestelyjä. Pitkään vuokrasopimukseen sitoutuneelle yritykselle muunneltavuus voi tarkoittaa myös esimerkiksi mahdollisuutta rajata tilasta osa alivuokralaisten käyttöön ja säästää kustannuksissa (€), kun oma tilantarve vaihtelee. Tilan omistajalle muuntojoustava tilaperiaate puolestaan mahdollistaa toimitilojen muokkaamisen kohtuullisilla toimenpiteillä (€) vastaamaan uutta kysyntää.

Käytännössä hybridityön aiheuttamat oleellisimmat tilaratkaisukysymykset koskevat rakenteellisia ratkaisuja: Onko uusia neuvotteluhuoneita ja puhelinkoppeja mahdollista liittää olemassa olevaan ilmanvaihtoon ilman kokonaisvaltaista ilmanvaihtoremonttia? Voiko seiniä kaataa, niin että toimistorakennus pysyy pystyssä? Saadaanko työtiloihin luonnonvaloa, mikäli ne sijoittuvat jonnekin muualle kuin alkuperäiselle paikalleen?

Tilatarpeet tulevat muuttumaan koko yrityksen eliniän ajan. Tässä hetkessä meidän on mahdollista selvittää, millaiset tilat tukevat parhaiten kunkin yrityksen liiketoimintaa, vallitsevia pandemiaolosuhteita ja valittua hybridistrategiaa tällä ajan hetkellä. Emme kuitenkaan voi tietää, miten vaikkapa yrityksen henkilöstömäärä kehittyy 10 vuoden aikajänteellä. Siksi muuntojoustavuus on hyvä tilastrategian peruspilari tilanteessa kuin tilanteessa. Se kannattelee yli ensimmäisten muutostarpeiden.

Toimitila on lyömätön käyttöliittymä

Toisin kuin helposti ajatellaan, useimpien yritysten kannalta yhteisen toimiston merkitys ei ole pandemian myötä yksiselitteisesti vähentynyt, vaikka se onkin muuttunut. Symbolisen kotipesän merkitys voi olla tulevaisuudessa entistä tärkeämpi paitsi työntekijöille, myös asiakastyön kannalta.

Nähtävissä on kaksi vastakkaista strategiaa: siinä missä maaseudun kuntien työpaikat houkuttelevat toimistotyöntekijöitä nyt etätyölupauksellaan, kaupunkikeskittymien yritykset kilpailevat edelleen inspiroivilla tiloilla, arkea tukevilla eduillaan ja yrityskulttuurillaan.

Siksi yritysten ei tulisi nähdä toimitilojaan niinkään neliöiden vaan arkea elähdyttävien kohtaamisten kautta. Fyysinen tila on kaikessa perinteisyydessään ainutlaatuinen käyttöliittymä. Hyvin suunniteltuna se paitsi kertoo, kuinka mitäkin tilaa käytetään, myös luo spontaaneja vuorovaikutustilanteita paremmin kuin mikään muu. Yhteen kokoavilla ja houkuttelevilla tiloilla, ja niiden varustelulla, voidaan tukea innovaatiotyötä, hyviä työyhteisöjä, viestin kulkua ja työtehoa, sekä hurmata asiakkaita. Huonot tilat puolestaan, olivatpa ne sitten kotona tai toimistolla, voivat olla este työnteolle, keskittymiselle ja luovuudelle.

Luodessamme yritykselle tilastrategiaa, tiloja tuleekin arvioida niin liiketoiminnan, tiimien, työtehtävien, työntekijäkokemuksen, asiakaskohtaamisten kuin yrityskuvankin näkökulmasta. Mikä meidän tilojemme rooli on osana liiketoimintaamme? Miten tilamme toimivat parhaalla tavalla yhteen valitsemamme hybridityömallin kanssa? Miten meidän työ- ja asiakastilamme tukisivat parhaalla panos-tuotossuhteella työssä suoriutumista ja liiketoimintaamme?

Monikanavaisuus globaalin yhteistyön mahdollistajana

Digitaalinen ympäristö tarjoaa uusia mahdollisuuksia kohtaamisille ja yrityksen näkyvyydelle, sekä uusille liiketoiminnoille ja asiakkuuksille. Koronan myötä kaikilla mantereilla otettiin samanaikainen digiloikka. Monessa maailman kolkassa, jossa ennen oltiin Pohjoismaita jäljessä digitaalisten työkalujen käytössä, ollaan nyt samalla viivalla. Kun ympäri maailmaa on totuttu työskentelemään etänä omien kollegojensa kanssa, ei yhtäkkiä olekaan kumma juttu tehdä töitä toisen yrityksen kanssa, joka toimii tuhansien kilometrien päässä. Myös online-tapahtumiin voidaan tavoitella osallistujia yhteistyökumppaniverkoston lisäksi vaikkapa Kaliforniasta, Bombaysta ja Frankfurtista. Siksi pieni panostus online-fasilitointiosaamiseen tai online-tapahtuman ammattimaiseen toteutukseen voi luoda yllättäviä liiketoimintamahdollisuuksia.

Työn monikanavaisuus tarjoaa nyt yrityksille uuden mahdollisuuden uiskennella verkostojen, yhteisöjen, digitaalisten työkalujen ja fyysisten tilojen välillä uudella tavalla. Monikanavaisuuden osalta on olennaista tunnistaa, mikä kanava, käyttöliittymä ja verkosto tarjoaa mihinkin tilanteeseen parhaan yhtälön.

Hybridistrategia

Hybridityössä piilee sekä uhka että todellinen mahdollisuus. Yritysjohdosta riippuu, kummaksi hybridityö kunkin yrityksen kannalta kääntyy. Hybridityö on paitsi organisoitumiskysymys, myös tilastrateginen paikkakeskeinen kysymys, sillä hybridityössä liikutaan kodin, työpaikan ja digitaalisen ympäristön välillä. Kullakin näistä kolmesta on vahvuutensa optimaalisen työ-flown ja liiketoiminnan kannalta.

Kun henkilöstön osaaminen, käytössä olevat työkalut ja työtilat on viritetty minttiin suhteessa henkilöstön tehtäviin, voi uusi hybridityötodellisuus olla avain entistä parempaan työntekijähyvinvointiin ja -tyytyväisyyteen, luoda toivottua pöhinää työntekijämarkkinoille, sekä lisätä koko yrityksen osaamista ja tehokasta suorittamista. Hyvä fiilis työpaikalla ja suoriutuminen puolestaan vaikuttavat tietysti asiakaskokemukseen ja sitoutumiseen – sekä lopulta viivan alle. Siksi kannustan jokaista yritysjohtajaa tarttumaan tänä vuoden pimeimpänä hetkenä sitä härkää sarvista ja uhraamaan ajatuksen oman yrityksensä hybridistrategialle. Siellä se aurinko piileksii horisontissa, odottaen milloin pääsisi kirkastamaan hämmennyksen keskellä uurastavat työyhteisöt täyteen potentiaaliinsa.

Olemme tällaisissa kirskastustalkoissa mieluusti apunanne.

Ruusa Kokkonen on käyttäjäkokemus- ja brändiasiantuntija, jolla on arkkitehdin koulutus. Hän on kotonaan työympäristön, kaupunkiympäristön sekä rakennus- ja kiinteistöalan parissa, mutta myös täysin kyllästynyt työskentelemään kotonaan.

Meillä Milttonilla on yli 350 asiantuntijamme joukossa työelämävalmentajia, muutosjohtajia, viestinnän ammattilaisia, tutkijoita, palvelumuotoilijoita, tilasuunnittelijoita sekä arkkitehti. Siksi olemme paketoineet avaimet käteen – kokonaisuuksia, jossa tilannekartoituksen ja työntekijöiden kanssa käytävän vuoropuhelun pohjalta syntyy selkeä toimintamalli ja tilaratkaisu, sitä tukeva sisäinen viestintä sekä napakka hybriditaitojen valmennuspaketti. Kokonaisuus voidaan myös räätälöidä asiakkaan yksilöllisten tarpeiden mukaan.