Luottavaisin mielin kohti organisaatiomuutosta

Nykypäivän toimintaympäristössä muutos on väistämätöntä. Olipa kyseessä sitten toiminnan uudelleenjärjestely, fuusio tai organisaatiokulttuurin muutos, voivat muutosprosessit olla sekä jännittäviä että pelottavia niin työntekijöille kuin johtajillekin. Me Milttonilla ymmärrämme muuttuvan organisaation ja ihmisten välisen monimutkaisen vuorovaikutussuhteen, ja autamme asiakkaitamme toimimaan näissä siirtymissä tehokkaasti, arvokkaasti ja inhimillisesti.

Kokeneet asiantuntijamme yhdistävät johtamisen kehittämisen, riskien ja ongelmien hallinnan, viestinnän, organisaatiosuunnittelun ja tutkimuksen. Autamme organisaatioita nousemaan vahvempina muutosprosesseista tarjoamalla tukea ja työkaluja ohjaamaan muutoksen jokaisessa vaiheessa.

Seuraavassa muutosjohtamisen keskustelussa mukana ovat Milttonin asiantuntijat: organisaatiosuunnittelun liiketoimintajohtaja Ulla Koho, johtamisen ja kulttuurin liiketoimintajohtaja Rina Sirén sekä kriisiviestinnän ja issues managementin liiketoimintajohtaja Pauliina Saares. He jakavat kokemuksiaan siitä, miten johtaa muutosta vaikuttavasti. 

1. Miten määrittelet muutosajurin ja miksi muutosajurit ovat tärkeitä muutosprosessien onnistumiselle?

Ulla: Näen muutosajurin henkilönä, joka ei juutu vanhoihin toimintatapoihin, vaan on valmis purkamaan olemassa olevia prosesseja ja käytäntöjä löytääkseen parannusmahdollisuuksia ja edistääkseen läpinäkyvyyttä muutoksen aikaansaamiseksi. Muutosajurit toimivat kehityksen katalyytteinä. He inspiroivat muita omaksumaan muutoksen ja ohjaavat organisaatioita siirtymävaiheiden läpi, säilyttäen samalla toiminnan eettisyyden ja tuottavuuden – siten myötävaikuttaen muutoshankkeiden onnistumiseen.

Rina: Minun näkökulmastani muutosajuri ymmärtää muutoksen tarpeen, pystyy visualisoimaan ja puhumaan uudesta todellisuudesta ja tunnistaa, että ihmiset ovat eri valmiusasteilla muutoksen suhteen. Muutosajureilla on tunneälykkyyttä ja he harjoittavat rohkeaa ja empaattista viestintää, joka mahdollistaa monimutkaisten keskustelujen avaamisen ja turvallisen tilan huolien esille tuomiseen. Muutosajurit kuuntelevat aktiivisesti ja ottavat palautteen vastaan samalla hyödyntäen tätä tietoa ohjatakseen ja tukeakseen muita muutosprosessissa – ja mahdollisesti päivittääkseen muutosprosessiin liittyviä suunnitelmia. He voimaannuttavat muita omaksumaan muutoksen ja luovat positiivista ilmapiiriä organisaatioissa.

Pauliina: Haastavien tilanteiden, kuten organisaatiomuutosten onnistunut viestintäsuunnittelu sisältää kolme keskeistä elementtiä: valmistelu, herkkyys ja lainmukaisuus. Valmistelu tarkoittaa yksityiskohtaisen viestintästrategian valmistelemista, samalla ennakoiden mahdollisia haastavia kysymyksiä. Herkkyyden saavuttaminen puolestaan vaatii kannustavan ja avuliaan viestintäsävyn, joka tunnustaa muutoksen emotionaalisen vaikutuksen organisaatioon. Lainmukaisten vaatimusten noudattaminen sen sijaan varmistaa, että kaikki viestintä on asiaankuuluvien lakien mukaista – tämä on erityisen tärkeää muutosneuvotteluviestinnässä. Muutosajurit ovat tärkeitä toimijoita ennakoimaan mahdollisia ongelmia ja valmistamaan organisaation käsittelemään niitä taitavasti. Heidän kykynsä toimia epävarmuudessa selkeällä, empaattisella ja strategisella viestinnällä vähentää väärinkäsitysten ja spekulaatioiden riskiä ja rakentaa luottamusta, mikä on ratkaisevan tärkeää minkä tahansa muutosprosessin onnistuneessa hallinnassa.

2. Miten autatte asiakkaitanne käsittelemään muutosta varmistaen, että ihmiset ovat etusijalla?

Rina: Työskentelemme asiakkaidemme kanssa kehittääksemme muutoskyvykkyyksiä ja tukemalla muutosprosesseja. Kaikki tekemisemme tähtää siihen, että ihmiset ovat etusijalla – että heidät nähdään ja kuullaan. Viestimme on selkeä: osallista ihmisiä ja kuuntele heitä aidosti suunnitteluvaiheessa. Se saattaa vaikuttaa aluksi aikaa vievältä ja tehottomalta, mutta nopeuttaa lopulta etenemistä. Kun kehitämme muutosjohtamisen taitoja asiakkaidemme kanssa, aloitamme ensin syväluotaamalla organisaation nykyisen muutosvalmiuden käyttäen erilaisia työkaluja ja lähestymistapoja. Pyrimme keskustelemaan kaiken tasoisten muutosjohtamisen valmiuksien omaavien ihmisten kanssa työpajojen, haastattelujen ja kyselyiden kautta saadaksemme todellisen käsityksen siitä, mikä toimii, mitä huolenaiheita on ja miten ne voidaan kääntää positiivisiksi toimenpiteiksi. Koulutamme myös johtajia, yksilöitä ja tiimejä muutosjohtamisen taidoissa, muutoksen psykologiassa ja ihmisten sosiaalisissa tarpeissa. Mittaamme muutosvalmiuksien kehittymistä ja käytämme niistä saatua tietoa valmennuksien ja muiden sisältöjen hienosäätöön.

Ulla: Uskomme, että muutosprosesseja tulee suunnitella yhdessä työntekijöiden ja johtajien kanssa varmistaaksemme heidän sitoutumisensa. Osallistamalla ihmisiä prosessiin saamme päätöksentekoon laajaa näkemystä sekä vahvempaa omistajuuden tunnetta. Tarjoamme lisäksi tukea ja ohjausta koko muutoksen ajan, varustaen asiakkaamme työkaluilla ja osaamisella, joiden avulla he voivat kulkea haastavien hetkien läpi luottavaisin mielin. Yhteissuunnittelu on myös erinomainen lähestymistapa uusien työkalujen tarpeen tunnistamisessa. Yleinen virhe muutoksen läpiviemisessä on ottaa käyttöön “isompi vasara” tavoitteen saavuttamiseksi. Tämä on kuitenkin usein tarpeetonta. Sen sijaan, että otetaan käyttöön uusia työkaluja, meidän tulisi keskittyä nykyisten kyvykkyyksien ymmärtämiseen ja parempaan hyödyntämiseen.

Pauliina: Tukiessamme asiakkaitamme muutoksen hallinnassa, painotamme rakenteellista lähestymistapaa, joka noudattaa laillisia vaatimuksia, samalla korostaen psykologista turvallisuutta ja empaattista viestintää. Näin käsittelemme myös organisaatiossa piileviä mahdollisia epävarmuuksia ja ahdistuksen tunteita. Valmistaaksemme asiakkaita käsittelemään vaikeita aiheita, tarjoamme koulutusta ja valmennusta tehokkaiden viestintätekniikoiden käyttöön. Koulutuksissa ja valmennuksissa käsitellään muun muassa huonojen uutisten välittämistä, median kyselyihin vastaamista ja avointa vuorovaikutusta sidosryhmien tukemalla esihenkilöitä ja muutosajureita. Proaktiivisuus on olennaista muutoksen inhimillisen aspektin tehokkaassa hallinnassa, ja kannustamme asiakkaitamme kommunikoimaan avainviestinsä selkeästi ja ajallaan estääkseen sekaannuksia ja edistääkseen läpinäkyvyyden ja luottamuksen tunnetta koko prosessin ajan. 

3. Voitteko antaa esimerkin asiakastilanteesta, jossa asiakas on valmistautunut onnistuneesti organisaatiomuutokseen, hallinnut siirtymää ja samalla ylläpitänyt positiivista tulosta?

Rina: Loimme muutosjohtamisen kehitysohjelman, jonka tavoitteena oli varustaa johtajat paremmalla ymmärryksellä muutoksen eri näkökulmista ja tehokkaista muutosviestintätaidoista. Osallistujat saivat harjoitusta ja työkaluja siihen, miten viestiä selkeästi muutoksen syitä ja vaikutuksia sekä kuinka ohjata tiimejä muutoksen läpi. Järjestimme työpajoja kouluttaaksemme johtajia muutoskeskusteluissa ja toimimaan monimutkaisuuksien ja eri tunteiden läpi. Tarjoamalla jatkuvaa tukea ja seurantaa varmistimme, että johtajilla oli tarvittavat työkalut ja asenne, joilla pitää yllä momentumia. Muutostilanne vaati uuden oppimista sekä työskentely- että ajattelutavoissa, mutta lähestymistapamme ansiosta siirtymä eteni sujuvasti.

Pauliina: Autamme asiakkaitamme viestimään muutosten aikana tarjoamalla strategisia neuvoja ja käytännön tukea. Esimerkiksi muutosneuvottelujen aikana olemme auttaneet asiakkaita hahmottelemaan keskeisiä viestejä ja laatimaan Q&A-dokumentteja mahdollisten huolenaiheiden käsittelemiseksi. Olemme myös pitäneet harjoituksia ylimmän johdon ja esihenkilöiden kanssa valmistaaksemme heitä vaikeisiin kysymyksiin ja haastaviin keskusteluihin. Maineenhallinnan riskien minimoiminen edellyttää proaktiivisuutta, läpinäkyvyyttä, johdonmukaisuutta viestinnässä ja kaikkien sidosryhmien informoimista koko muutosprosessin ajan.

Ulla: Kun eräs markkinointiorganisaatio kohtasi merkittävän uudelleenjärjestelyn ja työvoiman vähennyksiä, näimme mahdollisuuden muuttaa haasteet kasvuksi. Autoimme määrittelemään yrityksen vision uudelleen ja jakamaan sen toteutettaviksi tehtäviksi. Osallistamalla työntekijät taitojen kartoitusharjoituksiin löysimme tapoja uudelleen kohdentaa olemassa olevia kykyjä. Tämä lähestymistapa osoitti tiimin jäsenille, kuinka heidän osaamisensa voi tukea organisaation tavoitteita, säilyttäen samalla eettisyyden ja tuottavuuden siirtymävaiheen aikana. Edistämällä läpinäkyvyyttä ja avointa viestintää, pystyimme myös vähentämään vastarintaa ja rakentamaan luottamusta muutosprosessiin. 

Muutosten emotionaalinen vaikutus on kiistämätön, ja työskentelemmekin tiiviisti asiakkaidemme kanssa käsitelläksemme muutoksen inhimillistä puolta, vahvistaen yksilöiden ja tiimien resilienssiä sekä kasvattaen avuliasta ja kannustavaa kulttuuria. Olipa kyseessä muutosprosessien johtaminen, organisaation kehittäminen tai haastavien sidosryhmäkeskustelujen luotsaaminen, seisomme asiakkaidemme rinnalla joka askeleella. Yhdessä varmistamme, että muutosta ei vain johdeta tehokkaasti, vaan se myös omaksutaan aidosti, mikä johtaa pysyvään menestykseen ja kasvuun.